Asesoría de Gestión Documental
¿QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
La Gestión Documental significa administrar el flujo de los documentos dentro de una organización y que posteriormente permita recuperar esa información de manera simple y organizada.
Igualmente, la Gestión Documental permite determinar el tiempo de vigencia en que se deben guardar los documentos y eliminarse los que ya no sirven, eso sí, bajo técnicas profesionales y teniendo en cuenta el marco Legal e Institucional.
La Gestión Documental permite que por valores históricos, científicos o culturales sean conservados indefinidamente algunos documentos, vídeos, cartografías, audios, entre otros elementos aplicando los principios de RACIONALIZACIÓN y ECONOMÍA.
“La organización documental es el cristal más transparente y el testimonio fidedigno de la vida política, social y económica de una empresa”.
Las etapas de la gestión documental nos permiten crear estrategias a corto, mediano y largo plazo, así como convertir los archivos en verdaderos centros de información, útiles e importantes para la actividad empresarial.
¿QUÉ CONTIENE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
- Planeación: revisa y valora la información en el contexto legal, técnico y funcional.
Actividades orientadas a la generación y valoración de documentos de la Organización en cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo, se incluye el análisis de procesos, el diseño de normas y objetivos de gestión basados en la producción, el almacenamiento y la categorización del registro en el sistema de gestión documental.
Esta etapa facilita identificar los problemas y las oportunidades, así como los objetivos y los requerimientos de la información.
- Producción: evaluación de documentos para ahorrar recursos
Se evalúan los documentos y la información, desde su categorización e ingreso, creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de la información.
Para ello, se tiene en cuenta la relevancia y la funcionalidad de los documentos en los procesos en los que intervienen, con la finalidad de gestionar e intervenir con eficacia en el ahorro de recursos.
Identificar algunos de los tipo de documentos: actas, circulares, memorandos, documentos contables, historias clínicas y académicas son algunos ejemplos de aplicación de esta etapa.
- Tramitación: el curso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa
Es la actuación necesaria para registrar, vincular un documento a un trámite, distribuir, describir, recuperar y acceder a la consulta de dicho documento. El análisis integral de la información permite a la empresa conocer su influencia en todos los procesos, así como sus funciones a nivel interno y externo. Para ello, se revisan los trámites en los que se ha utilizado el documento, su facilidad de acceso y su relevancia.
Sin embargo, es importante tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite de las comunicaciones, de acuerdo con la normativa correspondiente en cada país. La etapa de tramitación permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite. Un ejemplo de su aplicación es la Ventanilla Única, donde se pretenden agilizar y simplificar los flujos de información.
- Organización: acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción
La revisión detallada de los documentos —para proceder a su valorización, categorización, almacenamiento y tipos de archivos designados— está incluida en la actividad administrativa de la empresa. El principal objetivo en esta fase es organizar y almacenar correctamente los documentos.
Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).
Se aplica en expedientes de investigación disciplinaria, como pueden ser las denuncias o la resolución de apertura de una investigación.
- Transferencia: tiene en cuenta el formato, la migración y la estructura
Se remiten los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental que se hayan adoptado. En esta fase se definen las políticas de transferencia de documentos, en base al formato, la migración y la estructura, así como la conservación y la conversión. Los principales objetivos son: traspasar las funciones de gestión, conservación, acceso y consulta a un servicio especializado; y optimizar el aprovechamiento del espacio.
Por tanto, esta etapa garantiza a los usuarios el acceso a la información, evita la producción irracional de documentos y concentra la información útil, entre otras ventajas. Sirva de ejemplo su aplicación en las Tablas de Retención Documental avaladas por el Comité de Archivos de cada entidad.
- Disposición: registro sistémico que establece valores documentales
La disposición documental es un registro general que, además de establecer los valores de los documentos, también establece la vigencia, los plazos de conservación, el destino final y la clasificación de reserva o confidencialidad de los mismos. En esta etapa se valoran y seleccionan los documentos para garantizar su conservación o posterior eliminación. Se seleccionan los documentos en cualquiera de las fases del ciclo vital con vistas a su conservación o eliminación.
En esta etapa intervienen las siguientes actividades: eliminación de documentos, conservación total, selección, microfilmación y digitalización.
- Mantenimiento: maneras de preservar la información
Se toman medidas destinadas a asegurar que la documentación esté protegida correctamente. La preservación de la información empresarial a largo plazo requiere de procedimientos, requisitos y estrategias que permitan ejecutar la información durante el proceso de gestión documental. El principal objetivo de esta etapa es preservar los ficheros a largo plazo en base a la estabilidad física, tecnológica y de protección documental en todas sus dimensiones.
Es aplicable en documentos electrónicos de archivo y documentos digitales, entre otros. Y algunas de las estrategias clave de conservación son: la asignación de responsabilidades, la adquisición de la infraestructura técnica apropiada, y la creación de las condiciones para el manejo y el almacenamiento de soportes físicos.
- Valoración: valores de la información de la entidad
Una vez identificadas las series documentales, se evalúa la documentación, se selecciona y se procede a la disposición final. Llegados al final de las etapas y fases de la gestión documental, el objetivo es determinar cuáles son los ficheros más importantes de la entidad, así como su conservación o disposición.
“La terminología archivística define esta fase como el tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos ”.
La valoración facilita el manejo de los documentos, garantiza la selección de los mismos y determina cuáles son aquellos que han perdido interés o utilidad.
Asesoría en Implementación de Proyectos
Diagnostico General realizado por especialistas en Archivística
- Diagnostico institucional, Diagnostico Archivístico.
- Diagnostico de la edificación y Diagnostico de seguridad integral.
- Elaboración de Instructivos para el manejo de archivo.
Para establecer una correcta asesoría se deben crear lo siguiente:
- Establecimiento de Comités de evaluación, verificación, gestión y control del proceso archivístico.
- Elaboración de Manuales, Tablas de Valoración Documental TVD y Tablas de Retención Documental TRD.
- Aplicación de instrumentos archivísticos documentales.
- Evaluación para eliminación de elementos metálicos, copias y depuración de documentos sin valor.
- Clasificación por categoría, foliación y depuración.
- Evaluación de los valores históricos, legales, fiscales, contables, científicos y administrativos.
- Almacenamiento técnico en unidades de conservación. ( Carpetas y Cajas documentales) Según Norma Técnica Peruana.
- Levantamiento de actas.
- Diseño del Inventario Documental, con la ruta de acceso en el ambiente físico o digital para hacer la consulta rápida y eficiente.
- Tratamiento técnico y Confidencial del residuo documental.
Asesoría en Certificación de Líneas de Producción de Microformas
Tipos de implementación:
- Implementación de líneas de Producción de Microformas Digitales (LPMD) – LPMD Descentralizadas y estaciones remotas.
- Implementación de bóvedas o Microarchivo certificados para la custodia de discos ópticos portadores de las microformas.
- Certificación e inspección de LPAM.
